회의록은 기업 및 조직에서 회의 내용을 기록하고 공유하는 중요한 문서입니다. 회의의 핵심 내용을 체계적으로 정리하면, 참석자뿐만 아니라 불참자도 쉽게 내용을 파악하고 후속 조치를 진행할 수 있습니다. 하지만 잘못된 회의록 작성은 오해를 불러일으키거나 비효율적인 업무 진행을 초래할 수 있습니다.
1. 회의록 작성해야 하는 이유
회의록은 단순한 기록이 아니라 조직 내 의사결정을 명확히 하고 업무 진행 상황을 추적하는 역할을 합니다.
- 결정사항 기록
- 책임 명확화
- 정보 공유
- 법적 근거 확보
2. 효과적인 회의록 작성법
효과적인 회의록을 작성하기 위해서는 다음과 같이 작성해야 합니다.
1) 기본정보 기재
회의록을 작성할때 기본정보를 명확하게 기록해야 합니다.
- 회의 제목
- 일시 및 장소
- 참석자 및 부서
- 회의 목적 및 주요 안건
2) 핵심 내용 간결하게 정리
회의록은 불필요한 내용을 장황하게 기록하기보다는 핵심 사항을 요약하는 것이 중요합니다.
- 논의된 주요 내용
- 결정 사항 및 근거
- 각 담당자의 역할 및 후속 조치 일정
- 다음 회의 일정 및 추가 논의 사항
3) 표 또는 목록 활용
가독성을 높이기 위해 아래의 예시처럼 활용해도 좋습니다.
| 항목 | 내용 |
| 회의 제목 | 정기 경영 회의 |
| 일시 | 2025년 3월 18일 10:00 am |
| 참석자 | 황철호팀장, 김철민대리, 이기우사원 |
| 주요 결정 사항 | 설계변경에 따른 엘리베이터 층고 조정(255mm 에서 270mm로 변경) |
| 담당자 | 김철민대리 |
| 후속 조치 | 법령에 저촉되는지 여부 검토 후 보고(3월 27일) |
이렇게 정리하면 빠르게 내용을 확인 할 수 있습니다.
3. 회의록 공유 방법
회의록을 작성하였다면 효과적으로 공유하는 과정이 필요합니다.
1) 공유 전 검토 사항
- 정보 누락 여부 확인
- 문법 및 오탈자 수정
- 참석자별 확인 및 의견 반영
2) 공유방식 선택
- 사내 이메일 배포
- 사내 그룹웨어 또는 협업 툴 활용
- 인쇄 후 배포(중요한 공식 회의의 경우)
3) 후속 조치 관리
- 후속 조치 진행 상황 확인
- 다음 회의 전 주요 내용 점검
- 피드백을 받아 회의록 작성 방식 개선
회의록 작성이 어렵다면 위 가이드를 참고하여 실무에서 활용해도 좋습니다.
또한 건설사의 공동수급사와 회의를 진행하는 경우 기명날인을 받아 놓아야 합니다.
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