건설공사 계약 관리 방법 및 분쟁 발생 시 계약 관리 요령

 

Ⅰ. 건설공사 계약관리가 필요한 이유

1. 계약상의 권리를 주장하고 정당한 요구를 함으로써 이득을 얻을 수 있는 경우가 의외로 많습니다. (틈과 여지가 의외로 많습니다.)

그러한 이득을 얻기 위해서는 계약관리를 철저히 해야 합니다.

 

2. 건설공사에서는 단번에 도산할 정도로 큰 손실을 입을 위험이 언제나 존재합니다.

그러한 큰 손실을 예방하기 위해서도 계약관리는 반드시 필요합니다.

 

3. 추후 부득이하게 소송을 하는 경우 승소하기 위해서도 계약관리를 할 필요가 있으나 소송까지 가지 않고 분쟁을 원만하게 해결하기 위해서도 계약관리가 필요합니다.

 

 

Ⅱ. 처분 문서

 

1. 계약서 등 각종 계약문서, 변경계약서, 합의서, 포기각서는 처분 문서입니다

 

2. 처분 문서는 법률보다 우선합니다

법관도 처분 문서에는 구속됩니다.

따라서 처분 문서에 기재된 내용을 나중에 뒤집는다는 것은 거의 불가능합니다. 그러므로 합의서와 포기각서 등 처분 문서를 작성하는 것은 절대로 피해야 합니다.

 

3. 권리 포기 문언은 절대로 삽입하지 말아야 합니다

권리 포기 문언의 예를 들면 다음과 같습니다.

『추후 이 문제에 대하여 민형사상 이의제기를 하거나 민사소송을 제기하지 않는다.』

『시공사는 나머지 공사대금을 포기한다.』

 

 

Ⅲ. 계약 체결 시의 계약관리요령

 

1. 건설업체는 계약 체결 시에 계약서, 공사시방서, 현장설명서, 설계도면 등 계약문서의 내용을 잘 검토한 후 계약을 체결해야 합니다

위와 같은 계약문서들은 법률보다 우선하기 때문입니다.

건설업체에게 엄청난 손실을 줄 수 있는 독소 조항이 계약문서에 있을 수 있습니다. 따라서 계약 체결 전에 계약문서의 내용을 최소한 1번 정도는 검토하는 것이 필요합니다.

만일 계약문서에 독소 조항들이 있다면 그 조항들의 삭제 또는 수정을 요구하고, 그 요구가 거부된다면 계약을 포기하는 것이 현명할 것입니다.

 

2. 표준계약서를 활용하는 것이 하나의 방법

공사계약 체결시 전문건설업체가 계약문서에 대해 여러 가지 이의제기나 요구를 하기는 현실 여건상 어렵습니다. 그러므로 계약 체결 시 생각할 수 있는 무난한 방법은 발주자나 원청업체에게 표준계약서를 사용하자고 제의하는 것입니다.

표준계약서의 내용을 보면 다소 불만스러운 부분도 있으나 전체적으로 무난하다고 봅니다.

 

3. 공사계약 체결 전 선착공 문제

가. 가능한 한 선착공을 피하고 계약 체결 후에 착공을 하여야 합니다.

 

나. 부득이하게 계약체결 전에 선착공을 하는 경우에는

 ① 작업지시서를 받아 두고 그 후에 착공을 합니다.

 ② 작업한 내용과 시공한 물량을 수시로 발주자나 원청회사의 담당자로부터 문서로써 확인받아 둡니다.

 ③ 시공사 스스로도 작업한 내용과 시공한 물량을 입증할 수 있는 증거자료를 만들어 나갑니다.(증거자료의 예 : 산출내역서, 사진대지, 작업일지 등)

 

Ⅳ. 계약체결 후의 계약관리요령

 

 

1. 설계변경 등으로 인한 변경 공사, 추가 공사 문제

공사 진행 중 변경계약을 체결하지 아니한 채 설계변경 등으로 인한 변경 공사나 추가공사를 하는 경우에는 다음과 같은 사항들을 반드시 실행해야 합니다.

 

① 발주자나 원청회사로부터 작업지시서를 수령한 후에 작업을 시작합니다.

② 작업지시서를 수령할 수 없다면, 변경공사나 추가 공사를 거부하는 것이 필요합니다.

③ 변경공사나 추가 공사를 거부할 수 없는 여건이라면, 작업한 내용과 시공한 물량을 수시로 발주자나 원청회사의 담당자로부터 문서로써 확인받아 둡니다.

④ 작업내용과 시공물량을 확인받을 수도 없다면, 변경 공사나 추가 공사의 시공을 즉시 중지해야 합니다.

⑤ 변경공사나 추가 공사의 시공을 중지할 수도 없는 여건이라면, 건설업체 스스로 작업내용과 시공물량을 입증할 수 있는 증거자료를 만들어 나갑니다. 증거자료의 예로는 추가 공사 금액에 대한 산출내역서, 사진대지, 작업일지 등을 들 수 있습니다.

 

2. 내용증명 또는 공문을 보내는 문제에 대하여

건설업체들의 행태를 보면, 내용증명을 꼭 보내야 할 경우에는 이를 생략하고, 내용증명을 보낼 필요가 없는 경우에 내용증명을 보내는 경우가 많습니다.

 

가. 내용증명 또는 공문을 보내는 것은 가급적 절제하고 꼭 필요한 경우에만 보내는 것이 좋습니다.

내용증명을 부득이하게 보낼 경우에는 내용증명의 문언을 신중하게 작성해야 합니다.

 

나. 다음과 같은 경우에는 내용증명 또는 공문을 꼭 보내야 할 필요가 있습니다.

① 선급금의 지급 청구

② 기성대금, 준공대금의 지급 청구

③ 설계변경으로 인한 추가 비용의 지급 청구

④ 물가변동으로 인한 계약금액의 증액 조정 청구

⑤ 공기연장 비용의 청구

⑥ 하수급인의 발주자에 대한 하도급대금의 직접 지급 청구

⑦ 계약의 해제, 해지

⑧ 그 외 상대편으로부터 내용증명이 송달되었을 경우 이에 대한 답장

(내용증명은 모든 법적 조치의 시작임)

 

다. 발주자나 원청회사가 공문의 수령을 거부하거나, 자기 마음에 들 때까지 여러 차례 공문의 내용을 수정하여 재작성해 오라고 요구하는 경우의 대처방법,

 

위와 같은 경우에는 수령이 거부된 공문, 재작성을 요구당하면서 반려된 공문을 잘 보관합니다.

계약관리일지에 발주자나 원청회사의 담당자 누가 언제 어느 때 어떠한 이유로 어떤 문제에 관한 공문의 수령을 거부하거나 공문의 재작성을 요구하면서 반려했는지 자세히 기재하고 담당 직원이 기명 날인(또는 서명)한 후 그 공문의 복사본을 계약관리일지에 첨부해 둡니다.

 

3. 계약관리일지의 작성

클레임에 대비한 계약관리일지를 별도로 작성합니다.(6하 원칙에 따라 작성)

매일 작성할 필요는 없습니다.(솔직히 좀 귀찮기는 합니다만 문제가 발생할 시 굉장히 큰 도움이 됩니다.)

그러나 중요한 문제가 발생하거나 , 설계변경, 추가 공사, 선착공. 선작업, 물가변동, 공기연장 및 단축과 관련한 문제가 발생할 경우에는 반드시 계약관리일지에 그 내용을 자세히 기재하고 작성자가 작성일자를 기재하고 기명날인(또는 서명)하도록 합니다.

건설, 인테리어 회사는 직원들의 이동이 빈번하므로, 그때그때 담당 직원으로부터 증거가 되는 문서와 계약관리일지 등에 기명날인(또는 서명)을 받아 두어야 합니다.

 

4. 문서의 관리

가. 중요한 증거가 되는 문서들은 다음과 같습니다.

(1) 기성 검사원, 기성고 조서, 기성고 확정조서, back date, 준공신고서

(2) 설계변경과 관련하여서는 다음 문서들을 잘 챙겨 두셔야 합니다.

① 실정 보고서 및 설계변경 요청서

② 양수 일지 ((물 푸기 작업일지)

③ 암 판정 서류

④ 터파기 등 검측 서류

 

나. 평소에 위와 같은 문서들을 미리 작성하여 발주자나 원청회사에게 제출하거나 발주자나 원청회사로부터 입수하여 잘 보관해 둡니다.

 

다. 준공신고서의 기한 내 제출이 필요합니다.

준공신고서를 준공기한의 약 11개월쯤 전에 미리 제출하는 것이 바람직합니다.

 

Ⅴ. 분쟁 발생 시의 계약관리요령

 

분쟁 발생 시, 최우선으로 법무팀의 자문을 받도록 하고, 합의서 포기각서 작성은 피해야 하며, 손실액이 커지면 현장 철수도 고려해야 합니다.

 

1. 분쟁이 발생하면 즉시 법무팀의 자문을 받는 것이 필수적입니다.

 

분쟁이 발생한 경우 특히 건설업체가 부도를 낸 경우, 이를 수습하기 위해 백방으로 뛰어다니다 보면 중요한 것을 놓치기 쉽습니다.

미리 특정한 법률적인 조치를 취하는 것이 최우선으로 해야 할 중요한 일입니다. 이를 생략하면 소송을 하여도 승소 판결을 받을 수 없거나, 또는 승소 판결을 받아도 강제집행을 못하게 되는 문제가 있습니다.

분쟁이 발생하면 법무팀을 통하여 변호사에게 자문을 구하는 것을 최우선으로 하고, 그 후에 다른 조치들을 취하는 것이 바람직합니다.

 

2. 분쟁 발생 시 아무리 궁지에 몰리게 되었어도 합의서나 포기각서 등을 작성해 주는 것을 극력 피해야 합니다.

 

3. 발주자나 원청회사의 횡포가 심하여 손실액이 점점 커지는 경우에는 과감하게 현장에서 철수를 해야 합니다.

 

그러나 현장 철수도 쉽지 않을 것입니다. 발주자나 원청회사가 계약 이행보증금 청구를 하겠다고 나설 것이기 때문입니다. 따라서 현장 철수를 하려면 이를 방지할 수 있는 대책을 세운 후에 실행에 옮겨야 합니다. 그 구체적인 방법은 사안에 따라 각각 달라질 수밖에 없습니다. 법무팀을 통해서 변호사의 자문을 받는 것도 필요할 것입니다.